“诏谕是给宗藩看的，不是给他们施压的，” 萧虎对翰林学士道，“阿里不哥部怕的是‘夺’，察合台部怕的是‘管’，咱们要在诏谕里告诉他们，管控司是‘帮’不是‘管’—— 帮他们核牧群、管草场、解纠纷，不是要夺他们的权、占他们的地。” 他将 “强制核牧” 改为 “协同核牧，若宗藩有疑，可邀行省监司官同往”，将 “严惩违规” 改为 “劝谕改正，初犯者免罚，再犯者按律处置”。
审定诏谕时，耶律铸发现 “管控司隶行省” 的表述不够明确，恐行省与司权责不清，便奏请萧虎补充：“陛下，需在诏谕中明言‘管控司受行省统辖，司官任免需经行省提名、中央核准，司事需向行省汇报，行省需向中央汇报’，避免权责交叉。” 萧虎立刻让翰林学士补充，还加了 “行省不得干预管控司日常核牧与调解，管控司不得逾越行省统辖擅自决策” 的字句，厘清权责边界。
诏谕定稿后，萧虎让内侍誊抄在 “明黄绫卷” 上，盖上 “天子之宝” 印玺，又让通政院准备 “驿递班子”—— 选十名精锐驿卒，配十匹快马，分两路送往岭北行省与蒙古故地各宗藩，确保诏谕同步抵达，避免宗藩因消息滞后生疑。“一路送行省，让行省准备设司事宜；一路送宗藩，让他们早知诏谕，早安心，” 萧虎道，“削藩初成，稳定最重要，不能因消息差池，坏了全局。”
七月廿一日，诏谕正式宣读 —— 中都皇城内，伯颜手持明黄绫卷，高声宣读诏谕全文，百官跪听；岭北行省治所内，行省平章政事阿术宣读诏谕，实务官与部落使者在场；蒙古故地各宗藩主帐内，驿卒宣读诏谕，领主、长老、吏员齐聚。阿里不哥听到 “管控司协助申请青稞补贴”，心中松了口气；察合台部的阿鲁忽听到 “代管草场修复后返还”，对长老道：“朝廷果然不欺我，设管控司，是为草原好。”
牧群管控司的职官选拔，遵循 “熟实务、通本土、得信任” 的原则，从中央实务官、行省旧吏、草原归附吏员中遴选，既确保能承中央令，又能融部落情。
郎中一职，萧虎亲自选定李衡 —— 李衡半年来在草原推广虎形量天尺、参与削藩，熟量牧、懂宗藩，且得阿里不哥、弘吉剌部认可。当内侍传旨至草原时，李衡正在怯绿连河丈量点教吏员用官尺，听闻任命，他放下量天尺，躬身接旨：“臣李衡，谢陛下信任！定不负圣恩，掌好管控司，固草原治理成果。” 王顺等实务官纷纷道贺：“李大人，您熟草原情，又懂中央令，这郎中一职，非您莫属！” 李衡道：“还要靠诸位协助，咱们一起把管控司的事做好，让草原安稳。”
员外郎两员，一员选岭北行省旧吏帖木格 —— 帖木格在行省任职十年，熟行省流程，懂政令传递，能协调行省与管控司的关系。阿术行省平章对帖木格道：“你去管控司，要做好‘桥梁’，让司事与行省无缝衔接，不能出岔子。” 帖木格躬身道：“大人放心，臣定不负所托。” 另一员选弘吉剌部归附吏员巴特尔 —— 巴特尔年轻、懂蒙古语与汉文，且在部落中口碑好，能通部落情。斡罗陈领主对巴特尔道：“你去管控司，要为部落发声，也要传朝廷令，让部落与中央心往一处想。” 巴特尔道：“领主放心，我定做好协同，不让部落失望，也不让朝廷失望。”
吏员二十员，从之前参与削藩的实务官与部落吏员中选 —— 十员来自中央实务官（如王顺的徒弟赵安），熟核牧、丈量；十员来自草原部落（如脱脱部的帖木儿、汪古部的合撒儿），懂部落情、能调解纠纷。哈剌哈孙吏部尚书对吏员们训话：“你们是管控司的‘手脚’，既要按中央令做事，又要听部落声，不能偏废。年终考绩优者，可升员外郎；劣者，即刻罢黜。” 吏员们齐声道 “遵令”，眼中满是干劲 —— 能进入管控司，既是荣誉，也是责任。
职官选定后，萧虎还下旨 “岗前培训”—— 让李衡、帖木格、巴特尔赴中都，学习行省流程、管控司职掌，还让他们与中书省、枢密院大臣座谈，了解中央对草原的治理规划。李衡在中都期间，萧虎亲自召见：“李衡，管控司的核心是‘公平’—— 对宗藩公平，对部落公平，对中央公平。只要守住公平，就不怕宗藩抵触，不怕事务繁杂。” 李衡道：“臣谨记陛下教诲，公平处事，透明履职。”
岭北行省与牧群管控司的协同机制，是机构设立的关键 —— 既要让管控司隶行省，又要避免行省过度干预，萧虎与大臣们商议后，制定 “统而不揽、协而不掣” 的协同章程。
首先是 “汇报流程”：管控司每十日向行省报 “核牧进度、草场情况、纠纷调解”；每月向中央报 “月度总结、问题反馈、下月计划”；行省每季度向中央报 “管控司监督情况、协同成果”。阿术行省平章对帖木格道：“汇报要实，不能瞒报、漏报 —— 管控司核牧有误差，要如实报；部落有不满，也要如实报，这样中央才能及时调整，咱们才能协同应对。” 帖木格道：“大人放心，臣定如实汇报，不欺瞒。”
其次是 “权