民营商队由中都汉商王掌柜牵头，共三十人，含五名元军（轻装护卫）、五名部落向导、二十名商人（带细布、盐巴、针线等小商品），运输工具为 “十辆马车（载细布、盐巴）、五峰骆驼（载针线、小工具）”。民营商队需向转运司申请 “民营商引”，写清 “物资种类、拟换皮毛数量”，经批准后方可出发，贸易价格可与牧民协商（如细布一尺换一张半羊皮，盐巴一斤换半张羊皮），但需向元廷缴纳 “贸易税”（交易额的十分之一），补充通道维护费用。
护卫安排体现 “协同”：官营商队的元军由枢密院调拨，部落兵由帖木儿选派，巴特尔统一指挥，遇残兵袭扰，元军正面防御，部落兵侧翼包抄；民营商队的元军由驿站辅兵兼任，部落向导兼护卫，遇小股盗匪，可就近向驿站求援。阿合马还规定 “商队纪律”：不得私换军需物资（如牛皮只能官营换）、不得哄抬物价、不得强买强卖，违者没收物资，取消商引资格。
商队组建中，人物分工明确：巴特尔负责官营商队的安全与物资交接，王掌柜负责民营商队的贸易协商与税缴，张谦与帖木儿负责草原端的物资收集与对接，阿合马总掌全局。这种 “官民协同、军民护运” 的模式，既保障军需，又活跃民生，为通道开通奠定了人员基础。
五、物资筹备：草原皮毛与中原粮布的对接
物资筹备分 “草原端” 与 “中原端”，两端同步进行，元廷居中协调，确保 “换得出、收得进”，避免一端物资过剩、一端短缺。
草原端的皮毛筹备由帖木儿牵头，部落长老协助：先统计各部落的皮毛存量 —— 合丹部有羊皮一千二百张、牛皮一百五十张；别失八里部有羊皮九百张、牛皮一百张；混合部落有羊皮六百张、牛皮五十张；察合台支系有狐皮两百张（稀有，供中原贵族），合计可凑羊皮两千七百张、牛皮三百张、狐皮两百张，距元廷需求（羊皮三千张、牛皮五百张）差三百张牛皮，帖木儿遂组织部落 “冬季前多鞣制牛皮，优先供官营商队”。
筹备中，帖木儿注重 “皮毛质量”：让部落鞣皮匠（熟鞣制技艺）按元廷标准处理皮毛 —— 羊皮去毛干净、无虫蛀，牛皮鞣制柔软、无裂纹，狐皮保留完整毛皮（不缺耳、尾），不合格的皮毛需重新处理，避免中原商队拒收。合丹部鞣皮匠娜仁（之前靠鞣皮为生），用草原传统方法（羊油鞣制）处理羊皮，柔软耐用，帖木儿看后道：“就按这标准，咱们的皮毛质量好，中原商人才愿换，以后通贸才能长久。”
中原端的粮布筹备由阿合马负责：粮食从 “中都粮库 + 大同路粮库” 调拨，中都粮库调青稞三千石，大同路粮库调两千石，共五千石，装在防潮粮袋（内涂桐油）中，每袋五十斤，牛车可载二十袋；布匹从中都布坊 + 真定路布坊调运，中都布坊产粗布一千五百匹（供民生）、细布五百匹（供部落贵族），真定路布坊调粗布五百匹，合计两千五百匹，粗布宽二尺、长三丈（够做一套成人冬衣），细布宽一尺五、长三丈（供做内衣），按 “每十匹一捆” 打包，马车可载五十捆。
铁锅从河北铁匠坊定制：按草原炊具需求，铁锅直径二尺、深五寸（够五人家庭用），锅底加厚（耐烧），锅沿设挂耳（方便悬挂），共三百口，铁匠坊用半月完工，装在木盒中（防碰撞变形），由官营商队优先运输。阿合马还筹备了 “小商品”（供民营商队）：盐巴一千斤（草原缺盐）、针线五百套（民生必需）、小农具（镰刀、木犁各五十件，供牧民种青稞），这些物资虽量小，却深受牧民欢迎。
两端筹备完成后，元廷组织 “物资对接会”：帖木儿派长老带皮毛样品到中都，阿合马派商队带粮布样品到杭爱山，双方确认质量、数量无误，约定 “官营商队二月初从中都出发，二月中旬抵杭爱山，民营商队二月中出发，二月底抵杭爱山”，物资对接的最后一环就此闭合。
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六、流通流程：运输、核验与交接
物资流通分 “中都→杭爱山（中原粮布）” 与 “杭爱山→中都（草原皮毛）” 双向，流程含 “出发核验→中途补给→抵达交接→返程核验” 四步，每步有明确标准与人员负责，确保物资安全、准确流通。
第一步：出发核验（中都与杭爱山同步）。中都端，官营商队巴特尔持 “官营商引” 到转运司，阿合马核对 “粮布数量、铁锅数量” 与商引一致，在商引上盖 “转运司印”，方可出发；民营商队王掌柜持 “民营商引”，核验小商品数量后，缴纳贸易税（预缴五百石青稞等价的银钞），也盖印放行