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宣导前的传讯与氛围铺垫 —— 提前两日，让各部落长老入户传讯：“中都来的官，带朝廷政策来，讲怎么让大家有地种、有粮吃，还能提问，老弱都去听，有好处。” 传讯时，长老们还分享自己的经历：“我去过中都，朝廷的官说话算话，之前分的牧地，真的不会随便收。” 宣导前一小时，辅兵在安置区广播（用号角配合喊话）：“巳时到宣导场，有温水、有矮凳，来晚了就没位置啦！” 不少牧民提前到场，围着展板看，互相讨论：“这画的是发青稞？真能年年发吗？” 氛围轻松，无明显抵触。
李衡与当地官员的协同对接，需 “摸清实情、统一口径”—— 李衡抵达后，与那拉珠尔、张谦、帖木格深入沟通，细化宣导重点（先解最急疑虑，再讲长远政策），统一对 “粮草供应、牧地管理” 的答复口径，避免说法不一引发新疑虑，体现元代 “上下协同、口径一致” 的行政逻辑。
抵杭首日的情况沟通会 —— 李衡抵杭爱山的首日申时，那拉珠尔召集张谦、帖木格、李谦（驿站吏员），开情况沟通会：那拉珠尔讲平叛后部众的安置现状（1000 户老弱，分顷牧地，发 3000 石青稞）；张谦讲粮草与牧地管理的具体问题（现有青稞够用到明年春，牧地边界偶有小纠纷）；帖木格讲部落的抵触情绪（主要来自老弱，怕政策不长久）；李谦讲驿站收集的部众反馈（近半月有户牧民问 “来年还发种粮吗”）。李衡边听边记，最后道：“宣导要先解‘粮草会不会断’‘牧地会不会收’这两个最急的疑，再讲‘自愿入伍’‘公平断事’，一步步来，别贪多。”
政策答复口径的统一 —— 针对部众最关心的问题，几人统一答复口径：关于 “粮草断供”，答 “今年冬到明年春的青稞已备齐，明年春还会发种粮，等大家种出青稞自给后，再酌情减发，不会突然断”；关于 “牧地收回”，答 “按朝廷政策，牧地五年内不调整，五年后若人口增、牧地不够，还会扩，不会收”；关于 “强征精壮”，答 “已迁的精壮是自愿入伍，以后若征兵，只征 18-45 岁自愿者，还会给家属发补贴，不强征”；关于 “巡检司刁难”，答 “巡检司按朝廷规矩办事，若有刁难，可找那拉珠尔将军或我告状，定查”。张谦补充：“答复时要具体，别说‘可能’‘大概’，要让牧民觉得肯定。”
宣导流程的细化确定 —— 宣导流程分五步：第一步（巳时初），李衡开场，讲来意（“来送朝廷的好政策，让大家安心”）；第二步（巳时一刻），帖木格带长老们，讲自身经历（“我家分到 4 亩牧地，现在羊多了”）；第三步（巳时三刻），李衡结合展板讲政策，逐一解疑虑；第四步（午时初），互动问答，张谦、帖木格辅答；第五步（午时三刻），发放 “政策便签”（蒙文，写核心政策），宣导结束。那拉珠尔道：“流程要紧凑，别拖沓，老弱坐久了累，中间可休息一刻钟，发温水。”
突发情况的应对预案 —— 针对可能的突发情况（如有人当场反驳、老弱身体不适、秩序混乱），制定预案：有人反驳，李衡不争论，先听对方诉求，再用政策原文、案例回应；老弱不适，辅兵立刻扶到旁边的临时休息棚，由军医诊治；秩序混乱，帖木格与长老们出面安抚，辅兵维持队列。李衡道：“若有人情绪激动，别硬压，要疏导，让他把话说完，才能真正解抵触。” 几人还模拟了 “有人反驳‘政策会变’” 的场景，李衡用黑水河案例回应：“黑水河的政策已三年没改，杭爱山的也一样，朝廷说话算话，有文书为证。”
对接后的细节确认 —— 沟通会结束后，李衡与张谦一起，检查宣导场地的准备：矮凳够不够（备了 1200 张，比部众人数多 200）、温水够不够（装了羊皮袋）、展板放得是否显眼（放在高台两侧，正对听众区）、政策便签够不够（印了 1000 张，每户一张）。张谦道：“都备齐了，展板昨晚又擦了一遍，字和画都清楚；便签是用蒙文写的，长老们看过，说通俗易懂。” 李衡点头：“细节到位，宣导才能顺利，抵触才能消。”
宣导场地的布置与氛围营造，需 “便民舒适、庄重不威”—— 按 “老弱便利、直观易懂” 原则，布置 “宣讲区、听众区、休息区、展示区”，用展板、温水、矮凳拉近距离，避免官民隔阂，体现元代 “宣导场地，便民为先” 的务实逻辑。
场地的分区规划与布置 —— 宣导场地选在安置区中央的空地上，长五十丈、宽三十丈，分四区：宣讲区（搭高丈余的高台，铺红色毡毯，设一张楠木案几，放政策册、展板、话筒（木质扩音筒，方便李衡讲话））；听众区（按部落划分，合丹部在东、别失八里部在西、混合部在中，每区摆矮凳，凳间距三尺，方便进出，老弱坐前排，孩童可在后排玩耍）；休息区（在场地北侧，搭麻布遮阳棚，放二十张矮凳、五个装温水的羊皮袋、一个军医箱，供老弱休息、饮水、应急）；展示区（在高台两侧，各放两块