司署标识的制作与悬挂 —— 司署大门外悬挂一块松木牌匾，长三尺、宽一尺，由工匠用红漆书写 “杭爱山巡检司” 六个大字，边缘刻简化的云纹（元代司署标识常用纹样）；正厅内悬挂两幅卷轴，一幅是《大元通制?民政则例》（节选牧地与部众管理条款，用汉文与蒙古文书写），另一幅是《杭爱山牧地分布图》（标注各部落牧地边界与巡检司位置）。牌匾与卷轴均在营建最后一日安装悬挂，张谦与帖木格共同为牌匾揭幕，牧民们围在旁观看，一名老人道：“以后办事，就认这个牌了。”
巡检司的职能划分与协同机制，需 “各司其职、共商共决”—— 汉官主掌律法文书与外部协调，草原吏员主掌部落沟通与习俗调解，明确 “日常事务分工、重大事务共商” 的机制，避免权责不清，体现元代 “边疆共治，权责对等” 的管理逻辑。
汉官的核心职能 —— 张谦主要负责四件事：一是文书管理，记录 “牧地变动（如新增牧民的牧地分配）、部众流动（出生、死亡、迁入迁出）、纠纷调解结果”，所有记录需按元代文书格式填写，每月汇总一次，上报中都通政院；二是律法执行，依据《大元通制》处理违规行为（如越界放牧、偷盗牲畜），轻罪（如首次越界）予以警告，重罪（如偷盗多只牛羊）则没收部分青稞或短期关押；三是外部协调，与杭爱山驿站（对接文书传递）、元军据点（对接残兵抓捕）、中都相关部门（对接粮草与指令）沟通，确保信息畅通；四是账目管理，登记巡检司的粮草收支与罚没物资，每月公示一次，接受牧民监督。张谦将这些职能写在 “汉官职责牌” 上，挂在正厅自己的案几旁，时刻提醒自己。
草原吏员的核心职能 —— 帖木格主要负责四件事：一是部落沟通，每月走访各部落，收集牧民需求（如申请扩大牧地、反映粮草不足），向张谦反馈；二是习俗调解，处理牧地纠纷、家庭矛盾等，优先按部落习俗调解（如合丹部纠纷由长老见证、别失八里部纠纷由族长参与），调解不成再按律法处理；三是牧地熟悉，定期巡查各部落牧地，熟记边界标记（木牌、石堆），发现边界模糊及时上报；四是牧民动员，若需组织牧民参与事务（如修补牧地边界、协助抓捕残兵），负责动员部落首领，再由首领组织牧民。帖木格也将职能写在 “草原吏员职责牌” 上，挂在正厅自己的案几旁，与张谦的职责牌相对。
日常事务的分工协作 —— 日常事务按职能分工处理：牧民来办 “部众登记”（如新生儿登记），由张谦负责填写文书，帖木格在旁确认牧民所属部落；牧民反映 “牧地纠纷”，由帖木格先了解情况（是否违反部落习俗），再与张谦商议调解方案（依习俗或律法）；收到中都指令，由张谦解读指令内容，帖木格负责传达给各部落。两人每日早晨在正厅碰头，交流前一日工作与当日计划，张谦道：“今日要去合丹部巡查牧地，你熟悉路线，你带路。” 帖木格点头：“我已跟合丹部首领说好了，他们会在牧地等着。”
重大事务的共商共决 —— 遇重大事务（如处理多名牧民越界放牧、抓捕叛乱残兵、申请调拨粮草），需两人共同商议，达成一致后再执行，且需共同在相关文书上签字盖章（张谦用汉文签名，帖木格按手印并画部落标识）。一次，有牧民举报 “牧地边缘有三名残兵活动”，张谦道：“需通知元军据点派兵抓捕，我去写传讯文书。” 帖木格道：“我让部落牧民帮忙盯梢，别让残兵跑了，咱们分工合作。” 最终，在元军与牧民的配合下，残兵被成功抓捕，两人在 “抓捕记录” 上共同签字，体现共掌的核心原则。
牧地监督的具体流程与方法，需 “按册核查、定期巡查”—— 依据 “牧地清册”，通过 “日常巡查 - 边界核验 - 违规处理” 三步，监督牧民按册放牧，及时解决越界纠纷，确保牧地管理有序，体现元代 “牧地管控，依册依规” 的监督逻辑。
“牧地清册” 的细化与使用 —— 张谦将之前的 “牧地清册” 进一步细化，每块牧地补充 “边界标记照片（用木炭画在羊皮纸上）、牧民姓名与牲畜数量、允许放牧的季节”，如 “合丹部娜仁户牧地：东到狼纹木牌号，西到狼纹木牌号，南到黑水河，北到石灰线，牲畜 3 羊，春夏秋三季可放牧，冬季需迁至南坡暖地”。清册一式两份，一份存巡检司文书库，一份由帖木格交给各部落首领，牧民放牧时需按清册标注的范围，不得擅自越界。张谦对牧民道：“清册上写得清楚，你们按册放牧，就不会有纠纷，若想扩大牧地，可来巡检司申请，朝廷会勘察后再定。”
日常巡查的频次与方法 —— 巡检司制定 “日常巡查表”：张谦与帖木格每月共同巡查两次（上旬一次、下旬一次），每次巡查三日，覆盖所有部落牧地；两名巡检兵每日分片巡查（一人负责合丹部与别失八里部，一人负责混合部落），每日记录巡查情况（是否有越界、是否有